Une sauvegarde qu'un studio de deux personnes peut vraiment restaurer

Deux personnes peuvent croire qu'elles ont une sauvegarde parce qu'un logiciel a dit que la copie était finie. Le jour où l'ordinateur principal ne s'allume plus, cette phrase ne rend pas le travail. Ce qui rend le travail, c'est un fichier que l'autre personne sait retrouver, ouvrir et reconnaître comme la bonne version. Tant que vous n'avez pas fait ce geste, vous avez une copie présumée, pas une sauvegarde. Le studio n'a pas besoin d'une architecture. Il a besoin d'une liste courte de ce qui doit partir, d'un second endroit qui ne meurt pas avec le premier, et d'un essai de restauration que vous datez.

Décidez cela un jour calme, pas le jour de la panne. Écrivez les étapes comme si la personne qui les lit n'avait pas installé l'outil. Les mots « c'est évident » ne vont pas dans la note. Vous nommez les dossiers, le support de la seconde copie, et le geste d'essai. Vous dites aussi ce que la sauvegarde ne contient pas, afin que personne n'aille y chercher les mots de passe, les originaux restés chez un client, ou le courrier qui ne vit que chez un fournisseur. Une limite écrite évite une fausse confiance. Elle se relit mieux qu'une surprise.

Cas : restaurer le dossier du site, pas seulement le copier

La copie nocturne dit « succès » depuis un mois. Vous ne la croyez pas tant que vous ne l’avez pas ouverte. Un mercredi calme, vous restaurez le dossier sur une autre machine. Vous chronométrez. Retrouver la bonne copie prend six minutes, l’ouvrir dix, vérifier que la page d’accueil et le dernier article sont là encore douze. Vous notez ces durées. Le mois suivant, vous refaites le même geste. Une sauvegarde que personne n’a restaurée n’est qu’une copie dont vous espérez le contenu.

Modèle à copier : la répétition du mercredi

1. Choisir un mercredi calme, pas le jour d’une panne.
2. Restaurer sur une autre machine, pas seulement ouvrir le dossier de copie.
3. Noter trois durées : retrouver la bonne copie, l’ouvrir, vérifier la page d’accueil et le dernier article.
4. Refaire le même geste le mois suivant. Une durée que vous n’avez pas notée n’est pas une sauvegarde.

Nommer ce qui doit vraiment être copié

Commencez par la question du lendemain matin. Si la machine principale disparaît ce soir, qu'est-ce qui vous empêche de continuer le travail en cours. Ce sont ces dossiers-là que vous inscrivez, avec leur chemin, pas « tout le disque » par réflexe. Tout le disque peut être une réponse, mais seulement si vous savez encore où est le projet dedans, et si la copie tient dans le temps dont vous disposez. Listez les fichiers de travail, pas seulement les fichiers exportés. Un document final ne remplace pas le fichier que vous savez encore modifier. Ajoutez les textes du site, les projets en cours, les notes de fabrication, et le journal des décisions s'il vit chez vous. Laissez de côté les installateurs que vous pouvez retrouver et les doublons dont vous ne connaissez plus le nom.

Écrivez à part ce qui n'est pas dans ces dossiers et dont vous auriez quand même besoin. L'accès au courrier, le registre des comptes, les fichiers restés sur l'ordinateur de l'autre personne, les originaux qu'un client ne vous a jamais transmis. Une sauvegarde de disque ne les emporte pas. Pour les accès, notez où se trouvent la méthode de récupération et qui la détient. Vous ne collez pas les mots de passe dans le même sac que les projets, en clair, « pour aller plus vite ». Si la copie part se promener, elle ne doit pas emporter de quoi ouvrir toute la vie de l'équipe. Dites aussi quels dossiers sont hors sujet, afin que l'autre personne ne perde pas une heure à les chercher le jour où elle restaure.

Mettre la seconde copie ailleurs que sur la même machine

Une copie posée sur le même disque que l'original meurt avec lui. Une copie qui reste dans le même sac, sous le même bureau, partage le vol et souvent l'incendie. Vous voulez deux destins différents. Le premier exemplaire de secours peut être un disque que vous branchez à un rythme fixe, au studio. Le second doit quitter les lieux : l'autre personne l'emporte chez elle, ou une copie vit dans un endroit qui n'est pas la pièce de travail. Choisissez, et écrivez le lieu sans poésie. « Disque gris dans le tiroir du haut, disque noir chez l'autre le vendredi » se retrouve. « Dans le nuage » ne se retrouve pas, tant que vous n'avez pas écrit le service, le dossier et le compte qui y a accès.

Ne multipliez pas les endroits pour vous rassurer. Deux copies que vous savez refaire valent mieux que cinq copies dont une seule est à jour. Décidez qui met à jour laquelle, et quel jour. Si la mise à jour dépend de la mémoire, elle sautera la semaine chargée, c'est-à-dire la semaine où elle était utile. Posez un rappel le même jour, et une case dans le journal : date, qui a copié, quoi. Si vous utilisez une synchronisation continue, écrivez quand même ce jour de contrôle. Une synchronisation peut sembler vivante alors qu'elle est arrêtée sur une erreur depuis dix jours. Le contrôle consiste à ouvrir le dossier de destination et à y voir un fichier d'aujourd'hui, pas à croire une icône.

Comprendre ce que « c'est copié » ne prouve pas

Un message de succès prouve qu'un logiciel a terminé une tâche. Il ne prouve pas que le bon dossier est parti, ni que le fichier s'ouvre, ni que c'est la version de cet après-midi. Il ne prouve pas non plus que vous pourrez le lire sur l'autre machine. Un projet peut être copié sans les polices, les liens ou les pièces qu'il appelle à côté. Un fichier peut arriver chiffré alors que la clé reste sur l'ordinateur qui vient de lâcher. Un nom peut masquer un conflit : deux versions, et vous ouvrez la plus ancienne en croyant que c'est la dernière. Tant que vous n'avez pas ouvert le fichier au bon endroit, vous n'avez qu'une affirmation.

Méfiez-vous des signes qui rassurent sans tester. La taille du dossier qui « fait à peu près le bon poids ». L'icône verte. La date de la tâche, qui dit quand la tâche a tourné, pas quand le fichier a été modifié. Le fait que la copie d'hier a marché. Aucun de ces signes ne remplace l'ouverture. Regardez aussi les fichiers encore ouverts sur la machine de travail : certains outils ne copient pas la version en cours tant qu'elle n'est pas enregistrée. Avant une copie importante, enregistrez et fermez le projet. Écrivez cette contrainte dans la note, sinon elle restera une habitude privée, inutilisable par l'autre personne le jour venu.

Faire un essai de restauration, pas une répétition théorique

L'essai se fait sur l'autre machine, ou dans un dossier vide créé pour l'occasion, jamais par-dessus le travail en cours. Vous choisissez un vrai fichier du projet actuel, pas toujours le même petit texte qui réussit à tous les coups. Vous le restaurez, vous l'ouvrez, vous vérifiez qu'il s'agit bien de la version récente : un paragraphe, une date, un calque que vous avez changé cette semaine. Puis vous notez trois choses : la date de l'essai, le nom du fichier, et s'il s'est ouvert. Si l'ouverture a demandé une manœuvre que la note ne disait pas, vous ajoutez la manœuvre tout de suite. L'essai n'est pas réussi parce que vous, qui avez tout installé, y arrivez. Il est réussi quand l'autre personne y arrive sans appel.

Tournez les rôles. La personne qui n'a pas lancé la copie est celle qui restaure. Le mois suivant, inversez, ou changez de type de fichier : un texte, puis un projet plus lourd, puis un dossier avec ses pièces jointes. Chronométrez sans en faire une compétition. Vous voulez savoir si « on a une sauvegarde » veut dire une demi-heure ou une journée. Ce délai se dit au client plus honnêtement que « tout est sauvé ». Si l'essai échoue, vous ne le cachez pas dans un coin. Vous écrivez ce qui a manqué, vous corrigez la copie ou la note, et vous refaites l'essai avant de déclarer le sujet clos. Un échec daté vaut mieux qu'une réussite imaginaire.

Écrire la note pour l'autre personne

La note tient sur une page, à côté du journal ou dans le dossier d'équipe. Elle dit où sont les copies, comment on branche ou on ouvre le second lieu, quels dossiers sont dedans, et quels dossiers n'y sont pas. Elle dit comment lancer une restauration vers un dossier vide, et comment reconnaître la bonne version. Elle dit qui emporte le disque, et quel jour il revient. Elle ne suppose aucun geste « connu ». Lisez-la à voix haute pendant que l'autre personne exécute, les mains sur la machine. Chaque fois qu'elle hésite, la phrase manque. Vous l'ajoutez avec ses mots à elle, pas avec un vocabulaire plus élégant. Une note que seul l'auteur comprend est une copie de plus de sa mémoire, et sa mémoire ne se restaure pas.

Rangez avec la note le moyen d'accéder au second lieu, sans coller les secrets dans le texte. Écrivez plutôt : « la clé du disque est dans le gestionnaire, entrée nommée ainsi, accessible aux deux ». Vérifiez que les deux y accèdent vraiment, le même jour. Un compte au seul nom de la personne absente n'est pas un accès d'équipe. Si un service exige une validation sur son téléphone, prévoyez le cas où ce téléphone est avec elle, loin, ou perdu avec l'ordinateur. Ce cas fait partie de la restauration, pas d'un imprévu. S'il n'a pas de solution, dites-le dans la note, et changez de méthode tant que vous avez encore le choix.

Tenir un rythme que deux personnes peuvent garder

Choisissez une fréquence que vous avez déjà respectée pour autre chose. Chaque semaine pour la copie du travail en cours, chaque mois pour l'essai d'ouverture, c'est un rythme possible. Chaque soir, si vous savez que vous ne le ferez pas, n'est pas un rythme : c'est une phrase. Liez la copie à un geste qui existe déjà, la fin de la journée du vendredi, l'envoi de la facture, la revue du journal. La personne de service ce jour-là copie, l'autre restaure un fichier à la date prévue. Si l'une est absente, l'autre fait les deux et l'écrit, afin que l'absence ne crée pas un trou invisible. Un trou d'un mois se voit dans les dates. Vous ne le comblez pas en recopiant une vieille ligne.

Quand un projet se termine, décidez ce qui reste dans la copie courante et ce qui part aux archives. Les archives suivent la même règle : un lieu, une seconde copie ailleurs, un essai d'ouverture de temps en temps, pas tous les fichiers tous les mois. Écrivez la durée pendant laquelle vous gardez le projet. Sans durée, le disque se remplit de travaux que personne n'ose effacer, et la copie utile devient introuvable. Effacer fait partie de la méthode, à condition de le faire après une restauration réussie de ce que vous gardez, et d'être deux à être d'accord. Notez la suppression comme vous notez une copie. Sinon, le mois suivant, vous chercherez un dossier que vous avez vous-même retiré.

• Les dossiers de travail, avec leur chemin, et la liste de ce qui n'est pas copié.
• Deux copies à deux endroits qui ne tombent pas en panne ensemble.
• Le jour de mise à jour, le nom de la personne, et la case cochée dans le journal.
• Un essai d'ouverture par l'autre personne, sur un fichier récent, vers un dossier vide.
• La page de gestes, relue les mains sur la machine, sans mot de passe en clair.

Quand la copie du jour ne suffit pas à reprendre

Même un essai réussi le mois dernier ne décrit pas la panne d'aujourd'hui. Le fichier peut avoir changé depuis, le disque de secours peut ne pas s'allumer, le compte peut refuser l'accès. Vous suivez la note, dans l'ordre, et vous écrivez où vous bloquez. Vous ne tentez pas dix réparations silencieuses qui écrasent la seule copie encore bonne. Surtout, vous ne restaurez pas par-dessus un dossier sans savoir lequel est le plus récent. Vous restaurez à côté, vous comparez, ensuite seulement vous remplacez. Si les deux copies divergent, gardez-les toutes les deux sous des noms datés jusqu'à ce que vous ayez compris laquelle contient le travail perdu. La vitesse vient après la prudence, pas avant.

Après coup, ajoutez à la note le geste qui vous a manqué. C'est ainsi que la page devient fiable : non par une rédaction parfaite le premier jour, mais par les blocages vraiment rencontrés. Si vous avez perdu du travail malgré la copie, écrivez jusqu'où la version restaurée remontait. Ce décalage est votre vrai délai de perte, plus honnête que le slogan du logiciel. Vous pouvez alors décider de copier plus souvent, ou d'enregistrer autrement les journées denses. Vous ne le décidez pas dans l'abstrait. Vous le décidez parce qu'un essai, ou une panne, vous a montré le trou. Inscrivez ce trou dans la note, avec la date, afin qu'il ne redevienne pas une impression.

Aujourd'hui, écrivez la liste des dossiers sans lesquels vous ne pourriez pas travailler demain. Vérifiez que la seconde copie n'habite pas le même disque, ni le même sac. Puis laissez l'autre personne restaurer un fichier de cette semaine dans un dossier vide, et l'ouvrir. Notez la date et ce qui a coincé. Corrigez la page tant que le souvenir est frais. La prochaine fois que quelque chose lâchera, vous n'aurez pas une icône verte. Vous aurez un geste déjà fait.